Thema’s en competenties

Veel gestelde vraag: kun je in EDU-DEX ook de thema’s en competenties van de klant invoeren?

Thema’s: we hebben een algemene indeling van thema’s (onderwerpgebieden) opgenomen, maar dat zijn geen verplichte velden. In de praktijk bepaalt immers elke portal, en elk bedrijf de eigen indeling in onderwerpen en rubrieken. En, men wil dat ook kunnen veranderen. Dus, de indeling in thema’s gebeurt vrijwel altijd lokaal, nadat de gegevens over de opleidingen vanuit EDU-DEX zijn geïmporteerd.

Competenties: bij competenties is de variëteit nog groter, dus daarvoor hebben we zelfs geen standaardindeling opgenomen. De klant koppelt zèlf de programma’s aan de competenties van het eigen competentiemodel.

Uitzonderingen: ten behoeve van Leer-Rijk hebben we de competenties en thema’s van de Rijksoverheid wèl opgenomen; en ten behoeve van IT-opleiders hebben we het European e-Competence Framework (e-CF 3.0) geïntegreerd.

Controle van de input in EDU-DEX

Of je nu handmatig, of per XML gegevens invoert in EDU-DEX, het is belangrijk om te kunnen controleren of je gegevens kloppen. Daarvoor hebben we in de loop van de jaren meerdere opties ontwikkeld; zodat je altijd kunt zien welke gegevens, en hoe, naar de klant gaan:

  • Module Prijsinzicht: hier kun je zien of alle elementen van prijzen en kosten (incl. evt. klant-kortingen) goed zijn ingevoerd.
  • Module Catalogi: hier maak je een catalogus met daarin al je eigen programma’s. Deze selectie werkt net als bij de klant, die opleidingen van alle opleiders kan selecteren. Je exporteert de catalogus via “Links tonen”; als XML-, Excel- of CSV-bestand.
  • XSD-bestanden: in een XSD-bestand zijn van elk veld in de data-standaard de variabelen en voorwaarden vastgelegd.

EDU-DEX kan je niet helpen met de vraag “hoe ziet de klant of cursist de informatie?” Wij leveren immers alleen data aan portals en LMS’sen, en die portals en LMS’sen bepalen zelf hoe jullie informatie uiteindelijk getoond wordt. EDU-DEX zorgt er uitsluitend voor dat de informatie klopt, en elke 24 uur wordt ververst .

Ingewikkelde BTW inzichtelijk gemaakt

Het BTW-regime in opleidingsland is ingewikkeld. De datastandaard van EDU-DEX houdt weliswaar rekening met alle complexiteit, maar het blijft lastig.

Bij EDU-DEX werken we bijvoorbeeld met BTW-bedragen, zodat er geen rekenfouten kunnen worden gemaakt met percentages. En van elke cursusprijs kan een “prijs excl. BTW” èn een “prijs vrijgesteld van BTW” worden ingevoerd. Bovendien kan voor elk onderdeel van de prijs of de bijkomende kosten een eigen BTW-tarief worden toegepast. Klanten met een LMS willen dat vaak.

In de module EDU-DEX Prijsinzicht kun je altijd exact controleren hoe de ingevoerde gegevens zijn opgenomen; ook de kortingsprijzen.

‘Grote’ en ‘kleine’ opleiders

Een andere, veel gestelde vraag: is EDU-DEX ook voor ‘kleine’ opleiders geschikt?

Antwoord: jazeker, EDU-DEX maakt geen onderscheid. Er zijn al tientallen ‘kleinere’ aanbieders aangesloten. En we zorgen ervoor dat zij hun aanbod handmatig kunnen invoeren, en niet verplicht zijn om een automatische XML-koppeling te (laten) maken.

Doe de EDU-DEX test om te controleren of EDU-DEX ook voor jouw organisatie interessant is.

EDU-DEX als spreekbuis

Met bijna 100 aangesloten opleiders, is EDU-DEX inmiddels een serieuze gesprekspartner geworden voor de aangesloten portals en tussenpartijen.

Het komt regelmatig voor dat een opleider merkt dat bepaalde informatie (prijzen, data, kortingen) niet goed doorkomt bij de eindafnemer.

Wanneer EDU-DEX daarover aan de bel trekt, weten de tussenpartijen inmiddels dat dit relevante feedback is, en worden oplossingen of verbeteringen snel besproken en aangebracht.

Kortingsafspraken

Het èchte voordeel van EDU-DEX blijkt pas wanneer opleiders ook de kortingsafspraken met verschillende klanten willen invoeren. Dat kan eenvoudig door de kortingsafspraken per klant toe te voegen aan de al ingevoerde informatie. Er zijn zelfs enkele verschillende manieren om dit te doen; afhankelijk van je eigen voorkeuren.

In de EDU-DEX documentatie (pag. 23 en 24) staat uitvoerig beschreven hoe dit werkt.

Nieuwe optie voor controle van prijsinformatie

De hoeveelheid informatie over prijzen in onze database is enorm:

  • BTW-belast en BTW-vrijgesteld
  • verschillende BTW-tarieven
  • verplichte en facultatieve kosten
  • inschrijfgeld, locatie, overnachting, examens, boeken, etc.
  • kortingen op de verschillende prijselementen

De afnemer bepaalt welke informatie wordt gebruikt, en hoe het wordt getoond aan de eindgebruiker. Vaak worden dan kostenvelden samengevoegd. EDU-DEX heeft hierop geen invloed.

We maken het nu voor opleiders, klanten en tussenpartijen nog makkelijker om de ingevoerde prijsinformatie direct – en op detailniveau – bij EDU-DEX te controleren. Hiervoor is een aparte module gebouwd: EDU-DEX Prijsinzicht. Toegang tot deze module staat automatisch open via je bestaande account.

Hiermee kunnen opleiders hun eigen informatie controleren en klanten de informatie van hun suppliers. Per programma en per startdatum is alle informatie overzichtelijk in één scherm bijeen gebracht. Ook opleiders die met een XML-feed werken, kunnen hier gebruiksvriendelijk controleren of de gegevens correct zijn ingevoerd.

Meer documentatie

In de afgelopen jaren heeft EDU-DEX veel documentatie opgebouwd: met onder andere “EDU-DEX in 100 woorden“, twee YouTube filmpjes, tot een complete technische documentatie van 52 pagina’s, en xsd-bestanden voor de IT-fijnproevers.

Alles staat op de website, en wordt vrijwel wekelijks aangepast. Binnenkort is er ook een Engelse variant van de technische documentatie beschikbaar, want zowel afnemers, LMS-partijen als opleiders uit het buitenland vragen daar vaker om.

Informatie aanleveren: XML of handmatig?

De meeste opleiders die zich aansluiten bij EDU-DEX doen dat met een zgn. XML-koppeling. Die zorgt ervoor dat het eigen IT-systeem elke 24 uur een export-file genereert die EDU-DEX ’s nachts inleest.

Hiervoor is een zgn. API (Application Programming Interface) nodig. Dat is een klein stukje software dat de gegevens uit de ene database op zo’n manier weergeeft, dat een andere database ze kan inlezen.

Documentatie voor het maken van de API is te vinden op de website. Sommige opleiders hebben intern iemand die een API kan maken, anderen besteden het uit. Het grote voordeel van een XML-koppeling met een API is, dat het bijhouden van EDU-DEX daarna automatisch gaat.

Opleiders met slechts enkele programma’s, of opleiders die direct willen beginnen met EDU-DEX, kunnen informatie ook handmatig invoeren. Evt. kunnen ze later soepel overstappen op een XML.