Meer documentatie

In de afgelopen jaren heeft EDU-DEX veel documentatie opgebouwd: met onder andere “EDU-DEX in 100 woorden“, twee YouTube filmpjes, tot een complete technische documentatie van 52 pagina’s, en xsd-bestanden voor de IT-fijnproevers.

Alles staat op de website, en wordt vrijwel wekelijks aangepast. Binnenkort is er ook een Engelse variant van de technische documentatie beschikbaar, want zowel afnemers, LMS-partijen als opleiders uit het buitenland vragen daar vaker om.

Wie gaat dat betalen?

Steeds meer klanten vragen hun opleiders om informatie te leveren via EDU-DEX. Wij krijgen dan vaak de vraag: wie gaat dat betalen?

Antwoord: EDU-DEX is een service van de hele opleidingssector aan alle afnemers. Deze service wordt betaald via de vaste jaarlijkse bijdragen van de opleiders.

In een aantal gevallen is de klant bereid om (kleinere) opleiders te compenseren voor de kosten, bijvoorbeeld via een kleine aanpassing van de kortingsafspraken.

Opbrengsten: bij de kosten van EDU-DEX, is het belangrijk om ook de opbrengsten voor de opleiders te noemen:

  • minder tijd nodig voor het bijhouden van portals & LMS’sen
  • betere kwaliteit van gegevens in de systemen van derden
  • geen verplichting tot het betalen van commissies of broker fees
  • voorsprong bij acquisitiegesprekken – als EDU-DEX verplicht is
  • minder ‘gedoe’ over facturen vanwege foutieve weergave van verplichte bijkomende kosten, BTW-tarieven, kortingen, enz.

Informatie aanleveren: XML of handmatig?

De meeste opleiders die zich aansluiten bij EDU-DEX doen dat met een zgn. XML-koppeling. Die zorgt ervoor dat het eigen IT-systeem elke 24 uur een export-file genereert die EDU-DEX ’s nachts inleest.

Hiervoor is een zgn. API (Application Programming Interface) nodig. Dat is een klein stukje software dat de gegevens uit de ene database op zo’n manier weergeeft, dat een andere database ze kan inlezen.

Documentatie voor het maken van de API is te vinden op de website. Sommige opleiders hebben intern iemand die een API kan maken, anderen besteden het uit. Het grote voordeel van een XML-koppeling met een API is, dat het bijhouden van EDU-DEX daarna automatisch gaat.

Opleiders met slechts enkele programma’s, of opleiders die direct willen beginnen met EDU-DEX, kunnen informatie ook handmatig invoeren. Evt. kunnen ze later soepel overstappen op een XML.

Eigendom van de informatie in EDU-DEX

Soms zien opleiders dat hun informatie wordt gebruikt door portals die zij niet kennen. Dat kan, want EDU-DEX selecteert afnemers van informatie niet; de drempel naar betrouwbare en actuele informatie houden we zo laag mogelijk. Wij adviseren portals overigens wel om dit te melden bij de opleiders.

Op de site van EDU-DEX staat een actuele lijst van portals.

Als afnemers van informatie de gegevens niet juist of niet integer gebruiken, heeft de opleider alle recht om de afnemer te verzoeken om de informatie niet meer te gebruiken. Het eigendomsrecht en de copyrights zijn en blijven immers van de opleider.

EDU-DEX blijft streven naar transparantie en kwalitatief goede informatie. In de jaarvergadering van 31 januari is afgesproken dat er een gedragscode komt voor afnemers van EDU-DEX informatie.

Welke onderwerprubrieken ?

Elke catalogus en elk overzicht verdeelt cursussen in bepaalde onderwerprubrieken. Welke rubrieken gebruikt EDU-DEX?

Antwoord: ieder bedrijf hanteert zijn eigen indeling. Er is geen beginnen aan om daarvoor één standaard te ontwikkelen. En het is ondoenlijk om opleiders te vragen de indelingen van meer dan 150 afnemers in te vullen. Iedere organisatie heeft immers weer andere speerpunten, functiegebouwen, competentiemodellen, etc.

Alle LMS’sen en portals kunnen cursusinformatie importeren zonder rubricering; die wordt altijd lokaal aangebracht en bijgehouden.

Uitzondering: Leer-Rijk en Leerkaart. Vanwege het belang van de overheid als afnemer, heeft EDU-DEX het onderwerpschema van Leer-Rijk toegevoegd. Niet verplicht, maar wel handig voor de opleiders die hun Leer-Rijk import ook via EDU-DEX laten lopen.

BTW-vrijgestelde prijzen

Verwerkt EDU-DEX ook BTW-vrijgstelde prijzen?

Antwoord: Natuurlijk!

Veel klanten kunnen de BTW immers niet verrekenen, dus opleiders bieden dan BTW-vrijgestelde prijzen aan. Opleiders kunnen bij EDU-DEX van elk programma zowel de BTW-belaste, als de BTW-vrijgestelde prijzen invoeren.

De kosten kunnen ook worden uitgesplitst, zodat de bijkomende kosten die niet BTW-vrijgesteld zijn (bijvoorbeeld verblijfskosten) apart worden vermeld.

Hoe ziet de klant onze gegevens?

Opleiders vragen ons hoe de gebruiker hun informatie zal zien.

Antwoord: Je kunt alleen bij de afnemer zien hoe de informatie uit EDU-DEX daadwerkelijk getoond wordt aan de gebruiker.

EDU-DEX is immers geen zoekmachine of portal. Wij leveren alleen gegevens aan bij de afnemers. Het zijn juist de LMS’sen, catalogi, portals en zoekmachines van de afnemers die onze informatie zichtbaar maken voor de gebruiker.

En, iedere afnemer van EDU-DEX kan zèlf kiezen welke velden worden overgenomen, en hoe ze worden getoond aan de gebruiker.

Elke opleider kan wèl zijn eigen gegevens in EDU-DEX controleren door ze in één file te downloaden (Excel, CSV of XML).

Aansluiten bij EDU-DEX voorkomt dubbel werk

Vaak hebben opleiders met veel moeite al hun gegevens ingevoerd bij een andere portal. Aansluiten bij EDU-DEX hoeft ook in zo’n geval geen dubbel werk op te leveren.

De portal waar de gegevens nu staan, kan eenvoudig een eenmalige XML-feed genereren die wij importeren. Daarna hoef je je eigen gegevens alleen nog in EDU-DEX bij te houden. Vrijwel alle portals en LMS’sen hebben immers een koppeling met EDU-DEX waarmee ze de bijgewerkte gegevens van EDU-DEX dagelijks kunnen inlezen.

Via EDU-DEX naar elke portal, site en catalogus – dat is onze missie!

Hoe werkt inschrijving voor cursussen straks?

Aansluiting bij EDU-DEX heeft geen gevolgen voor het bestaande inschrijvingsproces. Inschrijvingen gaan nu via een LMS, portal of de site van de opleider; en dat blijft zo.

EDU-DEX zorgt er alleen voor dat de informatie up-to-date is, en laat de opleider en klant volledig vrij om het proces van boekingen en reserveringen zèlf in te richten.