Verwijderen gegevens uit STAP-register

by | Apr 21, 2022

Opleidingen of startmomenten verwijderen uit RIO/STAP is iets ingewikkelder dan u van EDU-DEX gewend bent.

  • EDU-DEX geeft alleen een actueel overzicht van het opleidingsaanbod. Er is geen historie.
  • RIO is een register met een actueel overzicht èn historische gegevens.
  • Er bestaat een verschil tussen RIO (het RIO-portaal) en het UWV STAP-portaal. Een zichtbare opleiding in RIO is niet altijd per definitie ook zichtbaar op het UWV STAP-portaal. Andersom geldt wel; een zichtbare opleiding op STAP is ook altijd zichtbaar in RIO.
  • Er bestaat een verschil tussen opleidingen en startmomenten (cohorten). Opleidingen verwijderen kent een andere aanpak dan startmomenten (cohorten) verwijderen.
  • Het verwijderen van opleidingen of startmomenten bij EDU-DEX leidt niet tot verwijdering uit STAP.

In principe blijft een eenmaal aangeleverde opleiding voor altijd in RIO staan. Dat geldt ook voor reeds verlopen/afgeronde startmomenten. Dit is o.a. nodig voor de afronding van financiering/subsidieverstrekking. Verwijderen van oude startmomenten is daarom niet gewenst.

Er zijn echter tòch situaties waarin u uw opleiding of startmoment liever wil verwijderen uit RIO of het UWV-STAP portaal. Hieronder staat voor diverse situaties uitgewerkt hoe en onder welke omstandigheden een opleiding of startmoment verwijderd kan worden.

 

1. opleiding verwijderen – publiceren STAP uitzetten

Belangrijk: laat de opleiding bij EDU-DEX in eerste instantie staan. Verwijder de opleiding dus niet bij EDU-DEX!

Geef bij de opvoer bij EDU-DEX aan dat de opleiding niet langer bestemd is voor publicatie op het UWV STAP Portaal:

  • Opleiders die handmatig bij EDU-DEX opvoeren plaatsen hiertoe het vinkje bij “Alleen naar RIO exporteren” of “Niet exporteren”.
  • Opleiders die via XML bij EDU-DEX opvoeren verwijderen bij het veld <includeInCatalog> de waarde “rio/stap”, voeren in plaats daarvan de waarde “rio” op of laten het hele veld weg.

De opleiding zal in RIO blijven staan. De status van de opleiding wijzigt echter en krijgt in RIO de vermelding “Niet beschikbaar in kader van STAP-regeling”. De opleiding met alle daarbij behorende startmomenten (cohorten) zal niet langer zichtbaar zijn op het UWV STAP-portaal.

Als de vermelding in RIO eenmaal is aangepast naar “Niet beschikbaar in kader van STAP-regeling” kan de opleider de opleiding, indien gewenst, bij EDU-DEX verwijderen. Denk eraan dat de opleiding dan ook verdwijnt uit andere aangesloten platforms, zoals Leeroverzicht.nl, Springest, etc.

Let op: deze oplossing werkt wel voor opleidingen met alle daarbij behorende startmomenten (cohorten) en niet voor afzonderlijke startmomenten (cohorten).

Uitzondering – via XML in een gesloten feed

Wil je de publicatie voor STAP uitzetten van opleidingen die je bij EDU-DEX aanbiedt in een gesloten feed? Neem dan voor die opleidingen het clientID ‘rio’ op in de programma-XML’s (en dus niet ‘rio/stap’). De toestemming tot publicatie op STAP wordt zo ingetrokken en de opleiding zal niet langer beschikbaar zijn in het kader van de STAP-regeling.

Kanttekeningen bij zowel een open als closed feed

Als er in het verleden ook opleidingslocaties zijn gebruikt die nu niet meer in de programma-XML zijn opgenomen zal de toestemming op die locaties niet worden ingetrokken. Of, andersom geformuleerd, de toestemming wordt ingetrokken voor de opleidingslocaties die zijn opgenomen in de programma-XML.

Voor opleidingen met vaste startmomenten kan de toestemming tot publicatie alleen worden ingetrokken als er voor elke locatie tenminste één programRun is opgenomen met een startdatum die in de toekomst ligt.

Direct in RIO

Soms is het eenvoudiger om direct in RIO het publiceren voor STAP uit te zetten. Je dient daartoe direct in RIO (dus buiten EDU-DEX om) per Aangeboden Opleiding de beschikbaarheid in het kader van de STAP-regeling aan te passen. Dit kan via het MijnDuo account van je organisatie. Zie hier voor een instructie hoe dit te realiseren.

In specifieke gevallen kan een dergelijke aanpassing in RIO echter door de EDU-DEX feed worden overschreven. Neem eventueel contact op met support@edudex.nl om na te gaan of dit aan de orde is voor het specifieke geval.

 

2. opleiding of startmoment verwijderen – verwijderverzoek RIO

RIO is een register. U kunt een opleiding of afzonderlijke startmomenten in beginsel niet uit het register verwijderen.

Onder sommige omstandigheden volstaat echter het uitzetten van publiceren voor STAP niet (zie 1. hierboven). Voor uitzonderlijke gevallen bestaat er daarom een verwijderprocedure. Zie voor meer informatie deze publicatie.

Let op:

  • Het is niet mogelijk om de verwijderprocedure te volgen voor opleidingen of startmomenten waarop al subsidie is aangevraagd.
  • Het is niet nodig om de verwijderprocedure te volgen voor startmomenten die in het verleden liggen. Deze startmomenten zullen bij de standaardinstelling van de kalender op het UWV STAP-portaal voor “Aanvraagdatum” niet zichtbaar zijn voor de burger.

 

3. een startmoment is geannuleerd

Actie: verwijder het startmoment bij EDU-DEX

  • Opleiders die handmatig bij EDU-DEX opvoeren verwijderen het startmoment onder “praktische informatie>planning & kosten”>startdata
  • Opleiders die via XML bij EDU-DEX opvoeren verwijderen het bewuste programSchedule>programRun.

Gevolg:

  • EDU-DEX geeft nog 2 dagen actief door aan RIO dat het cohort gestopt is.
  • RIO zal dit binnen 24 uur verwerken.
  • RIO is een register en zal de uitvoering dus wél archiveren, maar met een cohort-status “gesloten”. Op het STAP-portaal van UWV blijft het startmoment zichtbaar. De aanduiding “open” of “gesloten” ontbreekt daar helaas.

 

4. startmoment is vol / inschrijving gesloten

Actie: zet inschrijvingstatus op gesloten (programRun>status = application closed)

U mag een gesloten startmoment ook volledig uit uw feed halen.
Het advies is echter:

  • laat gesloten uitvoeringen wél in uw feed staan;
  • geef de uitvoering de status “inschrijving gesloten”;
  • verwijder de uitvoering pas als de startdatum verstreken is.

Wij geven het advies om gesloten uitvoeringen wél in uw feed te laten staan omdat:

  • het voor deelnemers verwarrend kan zijn als een uitvoering verdwijnt van portalen – een deelnemer verwacht een kenmerk “VOL”;
  • het voor aan EDU-DEX gekoppelde inkoopsystemen handig (of zelfs essentieel) is om te zien of een uitvoering geannuleerd of vol is.

subsidieaanvraag is vaak achteraf
De subsidieaanvraag kan enige tijd ná inschrijving gebeuren.
Het is dus van belang dat de deelnemer ook een (inmiddels) gesloten startmoment in het STAP-portaal van UWV nog terug kan vinden.

informatie-keten bij een volle uitvoering

  • de opleider blijft de uitvoering opvoeren in haar data, maar met “inschrijving gesloten”;
  • EDU-DEX blijft dit startmoment doorgeven aan RIO/STAP;
  • Het startmoment blijft zichtbaar in de RIO-database, maar met “inschrijving gesloten”.
  • Op het STAP-portaal van UWV blijft het startmoment zichtbaar. De aanduiding “open” of “gesloten” ontbreekt daar helaas.

LET OP: verwijder een uitvoering die vol zit dus NIET. Haal een uitvoering niet eerder uit uw data dan met het verstrijken van de startdatum.

 

5. een startmoment is verplaatst naar een andere locatie

Actie: zet de nieuwe locatie bij het startmoment.

Voor EDU-DEX is dit een kwestie van aanpassen van adres.
Voor RIO/STAP is het iets complexer. In hun datamodel leidt het verschuiven van een bestaande locatie tot het creëren van een nieuwe opleiding (want een ander adres is voor RIO een andere “aangeboden opleiding”). Van deze complexiteit zult u niks merken, EDU-DEX zorgt voor de afhandeling:

  • EDU-DEX geeft aan RIO/STAP door dat het startmoment op de oude locatie verwijderd mag worden;
  • EDU-DEX geeft hetzelfde startmoment tegelijkertijd opnieuw door aan RIO/STAP, maar met de nieuwe locatie;
  • RIO/STAP zal het startmoment onder de oude locatie verwijderen — in zijn geheel;
  • RIO/STAP zal direct daarna hetzelfde startmoment weer registreren, maar onder de nieuwe locatie.

Geen gevolgen voor subsidieaanvragen
Het verplaatsten van een uitvoering naar een andere locatie heeft in de UWV-registratie geen gevolgen voor lopende of reeds goedgekeurde subsidieaanvragen.
DUO geeft hierover het volgende aan (22 april 2022):
“Voor opleiders [die via EDU-DEX hun opleidingsinformatie aanleveren] hebben we ketenbreed afgesproken dat de combinatie van onderwijsaanbiedercode (nnnAnnn) en cohortcode (programRunId/ScholingId) uniek moet zijn om de scholing mee te identificeren.
In de vooraanmelding vanuit de opleider worden die gegevens ook aan UWV verstrekt. Wanneer onderstaand scenario zich voordoet, dan blijft die combinatie dus ongewijzigd en mag dat niet tot problemen leiden.”