De meeste opleiders die zich aansluiten bij EDU-DEX doen dat met een zgn. XML-koppeling. Die zorgt ervoor dat het eigen IT-systeem elke 24 uur een export-file genereert die EDU-DEX ‘s nachts inleest.
Hiervoor is een zgn. API (Application Programming Interface) nodig. Dat is een klein stukje software dat de gegevens uit de ene database op zo’n manier weergeeft, dat een andere database ze kan inlezen.
Documentatie voor het maken van de API is te vinden op de website. Sommige opleiders hebben intern iemand die een API kan maken, anderen besteden het uit. Het grote voordeel van een XML-koppeling met een API is, dat het bijhouden van EDU-DEX daarna automatisch gaat.
Opleiders met slechts enkele programma’s, of opleiders die direct willen beginnen met EDU-DEX, kunnen informatie ook handmatig invoeren. Evt. kunnen ze later soepel overstappen op een XML.